- Hoy, gracias al principio de sinergia en donde el todo es mayor a la suma de sus partes, la seguridad se tiene que ver como un proceso holístico en donde la administración por silos cada vez cae más en la obsolescencia y en la improductividad.
* Mtro. Eduardo Reyes López
La seguridad está tomando un papel cada vez más protagónico en la sociedad y en las organizaciones, ha dejado de ser el “mal necesario” que solo generaba costos sin contribuir a la rentabilidad de la empresa, su importancia es tal, que hoy existen al menos tres tipos de seguridad en todas las organizaciones: seguridad ocupacional, seguridad patrimonial y seguridad operacional, aunque se pueden sumar otras dos: seguridad sanitaria derivada de la reciente pandemia del SARS-CoV-2 y ciberseguridad para aquellas empresas que gestionan sus procesos con sistemas informáticos (que hoy son la mayoría).
Industrias muy especializadas como aeronáutica, alimentaria o nuclear tienen sistemas de seguridad muy particulares que también se agregan a los anteriores. ¿Podemos imaginar lo complicado que resulta para una organización gestionar tantos sistemas de seguridad? ¿Qué diferencias y similitudes hay entre un tipo de seguridad y otro? ¿Qué relación existe entre ellos? ¿Cómo me puede impactar un cambio en un tipo de seguridad en los otros?, imaginemos que cada tipo de seguridad es una pieza de rompecabezas y que no sabemos cómo embonar cada una para armarlo, la respuesta a este dilema es la integración de todos los tipos de seguridad en un solo sistema de gestión denominado: Sistema de Gestión de Seguridad Integral.
Hasta hace poco, la única experiencia que se tenía en cuestión de integración de sistemas de gestión era la de los Sistemas de Gestión de Calidad ISO 9001, Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 y Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo ISO 45001, pero no había nada acerca de cómo integrar todos los sistemas de seguridad en un solo sistema de gestión. La experiencia en la integración de los tres sistemas de gestión mencionados anteriormente ha sentado bases firmes para integrar todos los tipos de seguridad, sin embargo, el proceso debe ser inverso, es decir, primero se deberían integrar todos los tipos de seguridad en un solo sistema de gestión y una vez que éste sistema se encuentre maduro, integrarlo con el resto de sistemas como el de calidad y ambiental.
La clave para integrar cualquier sistema de gestión radica en lo siguiente:
- Enfoque basado en procesos. Todos los procesos deben estar documentados.
- Pensamiento basado en riesgos. Toda actividad que se lleve a cabo en la organización debe ser evaluada en términos de su riesgo.
- Seguir el Ciclo de Deming o ciclo de mejora continua. Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
- Tener la Estructura de Alto Nivel de ISO (International Organization for Standarization):
- Contexto de la Organización
- Liderazgo
- Planificación
- Apoyo
- Operación
- Evaluación del Desempeño
- Mejora Continua
La tarea no es fácil, pues llevar cualquier sistema a la Estructura de Alto Nivel de ISO requiere conocimiento y experiencia por parte del personal que lidera el proceso y recursos por parte de la organización, sin embargo, el incentivo es grande, consultoras especializadas en integración de sistemas de gestión como Integrated Compliance Solutions, estima que el ahorro es del 30 al 50% en costos de operación en empresas que tienen sus sistemas integrados. Los beneficios incluyen:
- Ahorro en recursos materiales, humanos y financieros por no duplicidad de funciones.
- Reducción de cargas de trabajo y de documentación, incrementando la productividad del personal.
- Instrucciones claras con la consecuente mitigación de costos derivados a errores de malinterpretación por parte de la persona que las ejecuta.
- Comunicación eficiente entre las diversas áreas de seguridad.
- Mitigación de sanciones por parte de autoridades y socios comerciales.
- Incremento en la confianza de autoridades, clientes y demás partes interesadas, lo cual puede atraer mayor cantidad ingresos a la empresa.
- Organizaciones más rentables y seguras.
- Políticas alineadas entre sí.
- Gestión integral de riesgos que facilitan la toma de decisiones a nivel estratégico.
- Facilita el proceso de certificación de diversos organismos como ISO, CTPAT, OEA, BASC, TAPA, etc.
Pero no todo es miel sobre hojuelas, el proceso de integración puede llevar de 10 a 24 meses dependiendo principalmente de los siguientes factores:
- Tamaño de la organización en cuanto al número de empleados, plantas de producción, centros de distribución, bases de operación, etc.
- Nivel de madurez de la organización que tienen una relación directa con la cultura de seguridad de sus colaboradores, lo cual se puede determinar con ayuda del documento AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación) UNE 66177:2005: Sistemas de gestión: Guía para la integración de los sistemas de gestión.
- Falta de interés en los directivos en los sistemas de gestión.
- Resistencia al cambio por parte de los líderes de las diversas áreas de seguridad.
- Falta de acompañamiento y seguimiento del responsable del proceso de integración.
- Equipos de trabajo desmotivados y poco comprometidos.
- Baja conciencia de la importancia de los modelos de gestión.
- Desconocimiento y poca experiencia en los procesos de gestión.
- Percepción errónea de que los procesos de gestión incrementan cargas de trabajo.
- Dificultad para elegir el nivel de integración adecuado al nivel de madurez de la organización.
La integración de los sistemas de seguridad involucra:
- Establecer una política de seguridad integral en lugar de tener 3 ó 4 diferentes, totalmente alineada a la misión y visión de la organización y a los objetivos corporativos de la misma.
- Definir objetivos en conjunto, sobre todo en aquellos procesos que impacten en más de un tipo de seguridad, alineados a los objetivos corporativos de la empresa y a la política de seguridad integral.
- Incorporar temas comunes a todos los tipos de seguridad en los programas de instrucción del personal, optimizando los tiempos de capacitación e incrementando su productividad.
- La evaluación de los riesgos de manera conjunta, identificando de manera colegiada aquellos peligros y amenazas que impacten en más de un tipo de seguridad utilizando la misma metodología de evaluación de riesgos.
- La elaboración de auditorías de primera parte de manera conjunta con criterios homologados, identificando aquellas tareas que impacten en más de un tipo de seguridad para ser evaluadas bajo un mismo criterio y cuantificando el resultado de la auditoría en un nivel de riesgo del proceso, del área y de la organización en su totalidad.
- La definición de indicadores de desempeño comunes, en procesos que impacten a más de un tipo de seguridad.
- La definición de perfiles de puesto basado en competencias, de tal manera que el personal de seguridad tenga una visión integral no únicamente de su especialidad, sino del resto de las áreas de seguridad para poder estimar el impacto de sus procesos en el resto del sistema.
- La mejora continua mediante la revisión de manera frecuente del desempeño del sistema por parte de la alta dirección a través de un Comité de Seguridad Integral, que permita tener visibilidad de los avances del sistema y del establecimiento de manera colegiada de estrategias de mitigación de los diversos riesgos en cada una de las áreas de seguridad y su impacto en las otras.
Hoy, gracias al principio de sinergia en donde el todo es mayor a la suma de sus partes, la seguridad se tiene que ver como un proceso holístico en donde la administración por silos cada vez cae más en la obsolescencia y en la improductividad, los líderes de las diversas áreas de seguridad deben estar abiertos al cambio, en efecto, la integración de los sistemas de seguridad no caerá bien de inicio, pues algunos pensarán que perderán poder o nivel de influencia dentro de la organización, poniendo en riesgo su trabajo, la realidad no es así, y debemos trabajar en concientizar en primer lugar a los líderes en los beneficios del sistema, éste es uno de los principales retos a vencer, ya que debemos contar con su apoyo para el éxito del proceso.
Otro factor muy importante es el compromiso de la alta dirección, el Director General es el responsable del sistema de gestión y de la asignación de los recursos para su integración. Los costos asociados a la integración de sistemas de gestión en general no son onerosos, por el contrario, muchas veces al duplicar funciones también se duplican recursos y en ese sentido desde el proceso de integración ya se puede comenzar a tener ahorros y ser visibles, su efecto es casi inmediato. Lo que efectivamente si aumenta y mucho durante el proceso de integración, es la carga de trabajo, la tarea de revisar a detalle cada procedimiento de cada área de seguridad y establecer una matriz de correspondencia para definir la relación de un procedimiento con otros sistemas de seguridad, lleva mucho tiempo y es cansado.
Esta es la parte más complicada del proceso, sin embargo, una vez que el sistema está integrado y maduro, la carga de trabajo del personal se reduce de manera sustancial siendo más productivo. Concientizar al personal operativo de una empresa de los beneficios de un sistema integrado de gestión puede no ser tan claro para ellos, lo recomendable es utilizar estrategias de sensibilización como la reducción del riesgo de sufrir un accidente laboral o al tener ahorros derivados de la implementación del sistema, se tendrán mayores utilidades al final de año, sin duda, argumentos como los anteriores, son los que generan un mayor impacto al personal, debemos diseñar estrategias que tiendan de manera efectiva, a mostrar el beneficio de la integración basado en sus prioridades.
No tengamos miedo de implementar un Sistema de Gestión de Seguridad Integral, estemos abiertos a los cambios y veamos los beneficios de la empresa y de nuestra área en un corto, mediano y largo plazo, seamos creativos y disruptivos, pues hoy es la única manera de sobrevivir ante nuestra competencia en un mundo globalizado que en materia de seguridad, necesita anticiparse de manera efectiva a nuevos peligros y amenazas y hacerles frente con inteligencia y estrategias claras que nos permitan ser más seguros pero también más rentables.
Mtro. Eduardo Reyes López
Ingeniero en Aeronáutica del IPN y cuenta con una Maestría en Dirección Estratégica y Gestión de la Innovación. Ha ocupado puestos directivos y gerenciales en áreas de seguridad de las más importantes empresas del sector aeronáutico como Aeroméxico, Aerounión, Serviseg y actualmente el Grupo Aeroportuario del Pacífico.
